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Aujourd’hui plus que jamais, le tableau de bord s'impose comme un outil de pilotage et d’aide à la décision incontournable pour les entreprises. Découvrez comment le concevoir, mais aussi quelques exemples de tableaux de bord utiles pour votre société.
6 étapes pour construire un tableau de bord efficace
La conception d’un tableau de bord d’entreprise ne s’improvise pas. Pour mettre toutes les chances de votre côté, voici 6 étapes clés à suivre absolument.
1. Identifiez vos besoins et vos problématiques
Avant toute chose, il est indispensable de définir les besoins de votre entreprise, mais aussi les attentes de votre audience. En effet, les informations clés qui figurent dans le tableau de bord doivent répondre à des problématiques métiers bien précises.
Sur la forme, le tableau doit également permettre à chaque utilisateur de consulter les données les plus pertinentes en fonction de son poste ou de son niveau hiérarchique. Par exemple, le directeur des ressources humaines n’a pas besoin des mêmes indicateurs qu’un commercial.
2. Fixez les objectifs de votre tableau de bord
Le tableau de bord est un outil de pilotage précieux, conçu pour aider les dirigeants à comprendre, analyser et mesurer l’évolution de leur activité, mais aussi à prendre des décisions plus éclairées.
Toutefois, il peut également être utilisé pour atteindre des objectifs spécifiques, par exemple :
- Suivre l’évolution d’une activité, d’un produit ou d’un service, afin d’anticiper l’avenir et d'adapter le fonctionnement de la société en conséquence.
- Mesurer les coûts afin d'allouer les ressources plus efficacement, qu’il s’agisse de matières premières, de machines, de compétences ou encore de temps de travail.
- Identifier de nouvelles opportunités (grâce notamment à l’analyse prédictive) et orienter la stratégie de l’entreprise en fonction des tendances.
3. Définissez vos indicateurs de performance
Les indicateurs de performance (aussi appelés KPIs) sont des éléments indispensables pour faire un tableau de bord efficace.
Tout d’abord, ces KPIs doivent être choisis en fonction de la stratégie de l’entreprise ou de celle du service concerné : ressources humaines, finance, etc. Ils doivent permettre de mesurer le niveau d’avancement de la société par rapport aux objectifs fixés.
En cas de retard ou d’écart vis-à-vis d’un objectif, l’entreprise est immédiatement avertie et peut réagir dans les meilleurs délais pour rectifier le tir. En effet, les indicateurs clés sont mis à jour en temps réel et sont représentés visuellement sous forme de courbe, de diagramme, de jauge ou encore de cartographie : c’est ce que l’on appelle la data visualisation.
Des KPIs bien choisis et bien représentés permettent donc de synthétiser l’information et la rendre compréhensible en un clin d’œil, pour une prise de décision plus agile et plus efficace.
Attention, toutefois, à ne pas multiplier les indicateurs de performance, au risque de surcharger le tableau de bord. Mieux vaut sélectionner une poignée de KPIs pertinents qui répondent à un besoin critique.
4. Créez votre tableau de bord
Pour faire de votre tableau de bord un véritable outil d’aide à la décision, il est essentiel de le formaliser en respectant quelques principes.
Tout d’abord, il doit être compréhensible en un coup d’œil. C’est pourquoi il est important de bien sélectionner vos indicateurs de performance, puis de les réunir sur un seul écran. Le choix de la bonne représentation graphique pour chaque KPI est également très important.
Par ailleurs, vous devez veiller à établir un code couleur cohérent. Par exemple :
- La couleur rouge indique qu’un KPI est en dessous de l'objectif fixé.
- La couleur verte signifie qu’il est au-delà des attentes.
- La couleur jaune signifie que son niveau est normal.
La hiérarchie des informations doit également être prise en compte, en mettant en exergue les indicateurs les plus importants. Les liens de causalité entre les KPIs, s’ils existent, doivent aussi être exprimés visuellement.
En bref, tâchez de raconter une véritable histoire avec vos données afin de captiver l’utilisateur. Ce dernier doit pouvoir se projeter efficacement et mettre les informations du tableau de bord en lien avec son métier et ses missions quotidiennes.
5. Collectez des informations en permanence
Pour que votre tableau de bord d’entreprise reste pertinent sur le long terme, encore faut-il l’actualiser régulièrement avec de nouvelles données. Faute de quoi, vos KPIs risquent de tomber en désuétude…
En utilisant un logiciel de Business Intelligence, il est possible de connecter votre tableau de bord avec vos sources de données. Ainsi, les indicateurs clés sont mis à jour en temps réel de manière automatique.
6. Mesurez la performance et ajustez votre stratégie
Maintenant que vous disposez d’un tableau de bord efficace et régulièrement mis à jour, il ne vous reste plus qu’à comparer vos indicateurs avec vos objectifs, mais aussi avec vos prévisions. En analysant ces écarts, vous obtenez une vision objective sur le niveau de performance de votre société.
Plus important encore, ce travail d’analyse vous permet de comprendre pourquoi certains de vos KPIs ne sont pas en adéquation avec les objectifs fixés. Ainsi, en identifiant les causes de la contre-performance, vous pouvez mettre en place des actions correctives adaptées.
3 exemples de tableaux de bord incontournables pour votre entreprise
1. Le tableau de bord commercial
La création d'un tableau de bord est très utile pour optimiser la gestion commerciale de votre entreprise. En effet, il permet à la fois de piloter la performance de votre force de vente, mais aussi d'accompagner le déploiement de votre stratégie.
Ici, les principaux indicateurs à surveiller sont les suivants :
- Volume total des ventes
- Chiffre d'affaires par commercial, par région ou par produit
- Évolution du chiffre d'affaires
- Marge commerciale
- Taux de renouvellement des contrats
- Nombre d'appels téléphoniques sur une période donnée
- Nombre de rendez-vous clients sur une période donnée
- Nombre d'opportunités commerciales en cours
- Niveau de satisfaction client
2. Le tableau de bord RH
Grâce au tableau de bord des ressources humaines, vous pouvez suivre en temps réel tous les indicateurs clés liés à votre personnel :
- Masse salariale
- Effectifs
- Chiffre d'affaires par employé
- Rotation du personnel (turnover)
- Taux d'absentéisme
- Employee Net Promoter Score (eNPS)
- Index de l'égalité professionnelle
- Pyramide des âges
- Temps de recrutement moyen
- Coût de recrutement moyen
- Coût de la formation
- Nombre d'arrêts de travail
3. Le tableau de bord financier
Ce dernier exemple de tableau de bord contient tous les KPIs indispensables pour le pilotage financier de votre entreprise, notamment :
- Écart sur chiffre d’affaires
- Marge brute d'exploitation
- Marge nette
- Fonds de roulement
- Besoin en fonds de roulement
- Valeur ajoutée
- Seuil de rentabilité
- Trésorerie
- Délai d'encaissement des clients
- Excédent brut d’exploitation
- Capacité d'autofinancement
En vous appuyant sur cette méthodologie en 6 étapes et sur ces quelques exemples de tableaux de bord, vous avez toutes les cartes en main pour concevoir un outil de pilotage efficace, capable de vous accompagner dans toutes vos prises de décisions stratégiques.
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