.png)
La dématérialisation des fiches de paie n’est pas une obligation pour les employeurs. Toutefois, depuis le 1er janvier 2017, il leur est possible de dématérialiser la fiche de paie si leurs employés ne s’y opposent pas. La réglementation a évolué en ce sens avec la loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 et la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016.
Les employeurs qui ont recours à une solution numérique recherchent des gains d’efficacité et d’efficience dans les processus liés à la rémunération des salariés. Comment cela prend-il forme ? Quels sont les avantages réels de la dématérialisation pour les entreprises ? De quelles garanties bénéficient leurs collaborateurs ?
Fiches de paie dématérialisées : un processus sécurisé
Si la réglementation incite à mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, elle encadre aussi strictement ce tournant numérique.
En premier lieu, dans la mesure où l’entreprise fait figurer les mentions obligatoires prévues par les textes (articles R. 3243-1 à R.3243-9 du Code du travail), le bulletin dématérialisé a la même valeur juridique que le bulletin de paie papier : informations sur l’employeur et le salarié, les éléments composant la rémunération, les charges sociales, etc.
En outre, la protection des données personnelles est un point clé de tout projet de digitalisation de documents. À cet égard, l’entreprise doit garantir l’intégrité des données. C’est une des conditions nécessaires pour que le bulletin dématérialisé acquière une valeur légale. Concrètement, l’employeur est tenu de rendre le document inviolable en le scellant (horodatage, hachage, signature numérique, etc.). Cela permet de se prémunir contre les risques de corruption.
La confidentialité des données est également un critère essentiel. Pour cette raison, la réception du bulletin de paie dématérialisé s’effectue sur un espace personnel sécurisé. Il s’agit du Compte personnel d’activité (CPA) ou d’un coffre-fort électronique. Le CPA est disponible sur le site gouvernemental moncompteactivité.gouv.fr (désormais moncompteformation.gouv.fr). Ces espaces de conservation sont particulièrement protégés (chiffrement RSA, AES, authentification à doubles facteurs).
La disponibilité des bulletins de paie doit en outre être garantie aux salariés, soit pendant 50 ans, soit jusqu’à leurs 75 ans. En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou si le prestataire extérieur met fin à son service de conservation des bulletins en format électronique, les salariés doivent en être informés au moins 3 mois avant la fin de l’accès. Cela leur permettra de récupérer leurs fiches de paie.
De plus, l’employeur est tenu de garantir la traçabilité des dates de remise et des opérations de dépôt-réception du bulletin de paie électronique à travers son outil de dématérialisation.
Gagner en productivité grâce à la dématérialisation des bulletins de paie
La préparation, la génération et la transmission des fiches de paie en mode papier sont des tâches chronophages et fastidieuses. En revanche, la mise en place de la dématérialisation des bulletins permet l’automatisation de certains process et un gain de temps certain :
- La saisie, la modification ou l’importation des données de paie ;
- La distribution des bulletins ;
- La liquidation et l’intégration des cotisations sociales.
La fiabilité des traitements est garantie si l’entreprise a recours à une solution maintenue et actualisée en permanence.
Gage de sérénité pour l’employeur, la dématérialisation des fiches de paie évite aussi à l’équipe RH d’imprimer, de mettre sous pli et de distribuer les documents. Ce temps gagné fait que le service RH peut davantage se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme la gestion du parcours professionnel et des compétences des collaborateurs.
|
Le saviez-vous ? Grâce à la dématérialisation, il est possible de réaliser des exports comptables et d’optimiser, par exemple, le suivi des charges. |
Les données de paie sont centralisées dans un endroit sécurisé avec la consolidation de l’historique des paiements effectués à chaque salarié. Ainsi, en cas de contrôle de l’URSSAF, les informations seront facilement accessibles.
Réduire ses coûts et son impact environnemental
Les e-bulletins entraînent la suppression de certaines dépenses comme le papier, l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement. De plus, ils permettent un gain d’espace grâce à la fin de l’archivage et du stockage des documents papier. L’entreprise réalise ainsi une économie substantielle sur ses frais de gestion de la paie même en tenant compte des dépenses liées à l’acquisition et au déploiement de la solution numérique.
La dématérialisation renforce également l’image de l’entreprise quant à sa responsabilité sociétale (RSE). Les e-bulletins permettent en effet de réduire l’empreinte carbone de la société et sa production de déchets. Cette image positive est un élément mobilisateur au sein de l’entreprise, mais aussi auprès des clients et des futurs salariés.
Les garanties et les services offerts aux salariés
Comme développé supra, la dématérialisation est très encadrée et garantit l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des données de paie. L’accès aux e-bulletins pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans de l’employé est de nature à rassurer le personnel : c’est une garantie contre la perte de ses bulletins sur une longue durée. L’information restera disponible, notamment au moment de faire valoir ses droits à la retraite.
En outre, les e-bulletins sont accessibles à tout moment par tous les canaux connectés à Internet (ordinateurs, tablettes, smartphones).
Par ailleurs, si le consentement des salariés n’est plus nécessaire pour passer à la dématérialisation, ces derniers doivent être tenus informés au moins un mois avant la remise du premier bulletin numérique. Ce laps de temps leur offre ainsi la possibilité de refuser la dématérialisation si tel est leur souhait. De même, ils pourront revenir à la solution papier ultérieurement s’ils le veulent.
Ainsi, la dématérialisation des bulletins de paie présente de nombreux avantages tant pour l’employeur que pour le salarié : le processus est sécurisé, l’entreprise gagne en productivité et renforce son image RSE, les bulletins sont accessibles sur le très long terme. Ces arguments sont de nature à convaincre de nombreuses entreprises à passer aux bulletins de paie numériques.
Pour la dématérialisation de vos bulletins de salaire, optez pour un logiciel de paie ! Découvrez nos 10 conseils pour bien choisir votre logiciel de paie dans notre article dédié sur le sujet ou en téléchargeant notre guide gratuitement.
