Gestion du changement en entreprise : définition et process

Alors que les pratiques et les besoins du marché évoluent en permanence, les entreprises sont parfois dans l'obligation de se transformer et d'adopter de nouveaux outils et méthodes de travail. Toutefois, la gestion du changement est un véritable défi, qui nécessite la mise en place d'une méthodologie rigoureuse.

Qu’est-ce que la gestion du changement en entreprise ?

Également appelée « change management », la gestion du changement consiste à accompagner un projet de réorganisation au sein d'une entreprise, en suivant une méthodologie spécifique. 
Ce projet de changement peut concerner toutes les sphères de la société : réorientation d’une partie de l’activité, modernisation de l'outil de production, numérisation des services, évolution des compétences…

Les grands enjeux de la gestion du changement en entreprise

1. Réduire la résistance au changement : pour adopter de nouvelles méthodes de travail ou de nouveaux outils, il est nécessaire d'obtenir l'adhésion des collaborateurs.
2. Réduire les coûts liés à la mise en œuvre du changement : accompagner le changement permet d'augmenter son retour sur investissement, en garantissant l'adhésion des équipes et leur productivité.
3. Intégrer la dimension humaine : la prise en compte du facteur humain dans le processus de changement est indispensable pour obtenir l'adhésion des collaborateurs.
4. Maximiser l’adoption du changement : les nouvelles pratiques doivent s'ancrer dans la culture de l’entreprise à long terme, pour que le changement soit efficace et durable.
5. Conserver la motivation et la collaboration au sein des équipes : les changements trop brutaux peuvent être source de fatigue, de lassitude ou de stress.

Les 7 étapes de la gestion du changement en entreprise

De nombreuses théories permettent de comprendre la conduite du changement et de l'aborder de manière efficace, comme la théorie du Diamant de Leavitt ou le modèle de gestion du changement de Kurt Lewin.

En analysant ces différents modèles, il est possible d’identifier 7 grandes étapes permettant de réussir un changement organisationnel.

1) Définir un objectif

Le besoin de changement naît de la prise de conscience d'une problématique à résoudre. C'est pourquoi il est indispensable de définir un objectif clair, qui précise ce que l'entreprise souhaite atteindre en mettant en place un nouvel outil ou une nouvelle méthode de travail.

Cet objectif peut prendre différentes formes, par exemple :

• Une augmentation du chiffre d'affaires
• Une amélioration de la qualité de vie au travail
• Une hausse de la satisfaction des collaborateurs
• Un gain de productivité

Dans tous les cas, il est important de faire le point sur la situation actuelle et de prendre en compte les spécificités organisationnelles et culturelles de la société. En effet, on ne conduit pas le changement de la même façon dans une jeune start-up que dans une multinationale bien établie. L'objectif fixé doit donc être en adéquation avec les caractéristiques de la structure.‍

2) Établir un plan d'action

Après avoir défini un objectif, l'entreprise peut passer à la gestion du changement à proprement parler.

Ce process doit être encadré par un plan exhaustif, contenant toutes les actions de communication et de formation nécessaires pour accompagner les collaborateurs pendant cette phase de transition. Ce plan d'action doit aussi anticiper les éventuels points de friction, afin de réagir au mieux face à la résistance au changement.

Enfin, il est pertinent de désigner des responsables du changement au sein des équipes, qui serviront de relais sur le terrain pour aider l'entreprise à atteindre son objectif.

3) Informer les collaborateurs

La mise en place d'un changement organisationnel requiert une bonne pédagogie. En effet, il faut expliquer aux collaborateurs pourquoi il est nécessaire et ce qu'il peut leur apporter, tout en faisant preuve de transparence.
L'entreprise a donc tout intérêt à informer sur les raisons du changement, le plan d'action mis en œuvre et les différentes étapes qui le composent. L'objectif étant de donner du sens à ce projet en répondant aux interrogations de chacun et en levant toute ambiguïté.

4) Former les équipes

Dans bien des cas, la gestion du changement en entreprise nécessite de développer de nouvelles connaissances et compétences. Pour donner aux équipes les moyens d'opérer correctement le changement, il est donc indispensable de les former.

Par exemple, dans le cadre du déploiement d'un nouveau logiciel de comptabilité, les collaborateurs doivent apprendre à prendre en main l'outil pour exploiter tout son potentiel. Si l'entreprise adopte une nouvelle méthode de gestion, la formation des managers est cruciale pour que le changement porte ses fruits.

5) Impliquer les collaborateurs

Comme l'a souligné le psychologue américain Kurt Lewin, il existe un lien significatif entre la discussion et l'interaction. En d'autres termes, les chances de réussite d'un projet augmentent lorsque les collaborateurs sont impliqués dans la conduite du changement.

Pour ce faire, l'organisation peut notamment leur demander leurs avis ou leurs suggestions. Ainsi, les équipes se reconnaissent pleinement dans le projet et adhèrent plus facilement au changement, car elles ont le sentiment d'être écoutées et prises en considération.

La gestion du changement en entreprise est un projet collectif. C'est pourquoi il est indispensable d'être à l'écoute des besoins, des interrogations et des inquiétudes des collaborateurs. L'organisation doit donc encourager la discussion et le partage, par exemple en organisant des ateliers permettant à chacun de s'exprimer sur les conditions de réussite du projet de changement.

6) Mesurer la réussite du projet de changement

Comme tout projet, la conduite du changement nécessite un suivi rigoureux pour évaluer le succès du plan d'action mis en place, mais aussi pour identifier d'éventuels axes d'amélioration.

D'où l'intérêt de définir des indicateurs clés de performance (KPI) permettant de mesurer :

• L'adhésion des équipes au projet
• La résistance au changement
• Le taux de formation à l'utilisation d'un nouvel outil
• Etc.

Ces KPI peuvent d’ailleurs être pilotés en temps réel à l’aide d’un tableau de bord.

7) Faire le bilan de la conduite du changement

Cette dernière étape consiste non seulement à évaluer la réussite ou l'échec du projet, mais aussi à identifier les éléments qui auraient pu être améliorés durant les phases précédentes.

De plus, dans cet esprit d'amélioration continue, il est essentiel d'encourager les équipes en faisant preuve de pédagogie. Pour ancrer le changement dans les pratiques des collaborateurs, il faut mettre en valeur la valeur ajoutée du changement effectué, mais aussi l'accomplissement des objectifs fixés.

Bien qu'inévitable, le changement est source de réticence et d'instabilité pour l'entreprise. D'où la nécessité de mettre en place un véritable plan de gestion du changement, en veillant à impliquer les collaborateurs dans le processus, mais aussi à les informer et à les former en conséquence.

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