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Vous envisagez de mettre en place un logiciel comptable pour votre entreprise ?
Objectif : gagner du temps, s’assurer de la conformité avec la réglementation, et bénéficier d’une bonne visibilité de la santé financière de votre entreprise.
Mais choisir ce type d’outil stratégique constitue une décision importante pour les TPE et PME.
Avant de s'engager, il est primordial de comparer plusieurs solutions et d'effectuer des tests sur les logiciels de comptabilité retenus. Fonctionnalités proposées, facilité d’utilisation, mises à jour, conformité réglementaire… comment bien tester les logiciels en ligne pour votre comptabilité ?
Pourquoi effectuer des tests sur un logiciel de comptabilité ?
Pour une petite entreprise, effectuer des tests avant de choisir un logiciel de gestion de la comptabilité présente plusieurs intérêts.
1. Vérifier l'adéquation entre les fonctionnalités et les besoins
Chaque entreprise doit répondre à des besoins et à des exigences spécifiques, en fonction de son statut juridique, de son secteur d'activité et d'autres facteurs.
Par exemple :
- Certaines entreprises individuelles sont dispensées d'établir des comptes annuels et appliquent les règles de la comptabilité de trésorerie.
- À l'inverse, les sociétés commerciales sont dans l'obligation d'éditer leurs comptes annuels et de tenir une comptabilité d'engagement.
Ainsi, une société commerciale doit pouvoir créer facilement une multitude de journaux auxiliaires, générer des états financiers ou encore effectuer le lettrage de ses comptes de tiers. En revanche, une entreprise individuelle peut se contenter d'une solution simplifiée avec une interface plus légère, dépourvue des fonctionnalités les plus avancées (comme l'établissement des comptes annuels).
En définitive, votre logiciel de comptabilité en ligne doit inclure les outils nécessaires pour répondre à vos obligations comptables, sans fonctionnalités superflues.
Néanmoins, il peut être intéressant de choisir une solution contenant des modules supplémentaires dédiés à la facturation ou à la génération de liasse fiscale, par exemple. Ainsi, vous regroupez différents besoins au sein d'un même logiciel.
2. Évaluer l’ergonomie du logiciel
Pour choisir le meilleur logiciel de comptabilité, vous devez vous assurer que ce dernier est assez intuitif et simple d'utilisation. L'ergonomie englobe un certain nombre d'éléments tels que :
- La clarté des menus et des icônes
- La fluidité de la navigation
- L'aspect esthétique
- La présence d'un module d'aide
Ce point est déterminant, car il a un impact direct sur l'acceptation du logiciel par les utilisateurs. Plus l'outil est ergonomique, plus il est facile d’utilisation et mieux il sera adopté au sein de l'entreprise.
3. Comparer et faire le bon choix
Effectuer des tests permet de mener une comparaison objective entre les différents éditeurs de logiciels du marché, et donc de faire le meilleur choix. Toutefois, il est important de mettre en balance des outils aux fonctionnalités similaires, afin de « comparer ce qui est comparable ».
Ainsi, vous constaterez peut-être qu'une solution est moins chère que les autres, pour un niveau de service identique. À l'inverse, vous pourriez vous rendre compte qu'un logiciel plus coûteux propose une fonctionnalité très avantageuse. Ici, il convient de trouver le juste milieu entre vos besoins et votre budget.
S'il est possible de souscrire en quelques clics à un logiciel de comptabilité en ligne, il n'est pas toujours aussi simple de se désengager… En outre, changer de solution comptable peut être un vrai parcours du combattant et peut engendrer des difficultés pour votre entreprise. D'où l'importance de faire le bon choix dès le départ, en effectuant des tests de logiciels de comptabilité rigoureux.
4 conseils pour réussir le test de votre logiciel de comptabilité
S'il est essentiel de faire des tests avant de choisir un logiciel de gestion comptable, encore faut-il les réaliser correctement.
1. Tester une version complète du logiciel de comptabilité
Les logiciels de comptabilité gratuits sont peu nombreux sur le marché et ils proposent généralement des fonctionnalités assez restreintes. C'est pourquoi la plupart des entreprises se tournent vers des solutions payantes, plus à même de couvrir leurs besoins.
Toutefois, de nombreux éditeurs proposent une version gratuite de leur logiciel, permettant aux utilisateurs de l'essayer avant l'achat. On rencontre deux cas de figure :
- Une version d'essai restreinte, qui ne contient qu'une partie des fonctionnalités du véritable logiciel.
- Une version complète temporaire, dans laquelle toutes les fonctionnalités sont utilisables pendant une durée limitée.
Dans la mesure du possible, il est préférable de choisir la seconde option, car elle vous permet d'évaluer le logiciel dans sa globalité en testant l'ensemble de ses fonctionnalités. À l'inverse, avec une version d'essai restreinte, vous n'avez pas la certitude que la solution répond réellement à tous vos besoins.
2. Utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel
Pour réaliser un test exhaustif de votre logiciel de comptabilité, vous devez passer au crible tous ses modules et fonctionnalités (d'où l'intérêt de tester une version complète).
Vous pouvez, par exemple :
- Enregistrer des écritures comptables fictives dans plusieurs journaux (achat, vente, banque, etc.) avant de les valider.
- Créer des profils d'utilisateurs différents et définir leurs droits d'accès respectifs.
- Générer des états financiers et autres documents comptables : compte de résultat, bilan, balance comptable, grand-livre, journaux…
- Tester les fonctionnalités d'importation de fichiers, si vous souhaitez intégrer votre comptabilité actuelle directement dans le logiciel.
- Concevoir des tableaux de bord de pilotage dans différents domaines : ressources humaines, gestion commerciale, finance…
- Vérifier les possibilités de collaboration avec l'expert-comptable.
3. Paramétrer le logiciel de comptabilité
Un bon paramétrage est essentiel pour exploiter tout le potentiel d'un logiciel de gestion comptable. Même si vous n'êtes qu'en phase de test, vous devez donc effectuer tous les réglages nécessaires pour que la solution soit au plus proche de vos besoins réels.
Pour ce faire, vous devez renseigner un certain nombre d'informations relatives à votre entreprise :
- Votre dénomination, votre siège social, votre forme juridique et tous les éléments relevant de l'identité de la société.
- Vos obligations comptables : établissement des comptes annuels, application des règles de la comptabilité de trésorerie ou de la comptabilité d'engagement…
- Votre régime d'imposition des bénéfices : régime réel, BNC ou BIC, déclaration contrôlée ou simplifiée…
- Votre régime d'imposition à la TVA,
4. Vérifiez la conformité du logiciel avec la législation
Dans le domaine de la comptabilité, la réglementation évolue sans cesse. En outre, les logiciels de gestion comptable sont strictement encadrés par la loi, afin de limiter les risques de fraude ou de blanchiment. Vous devez donc vous assurer que la solution choisie est parfaitement conforme à la législation et que des mises à jour sont effectuées régulièrement pour suivre les évolutions réglementaires.
Par ailleurs, le logiciel de comptabilité doit être en mesure de générer le fichier des écritures comptables (FEC), un document obligatoire qui doit être remis à l'administration fiscale en cas de contrôle. En l'absence de FEC, votre entreprise s'expose à de lourdes sanctions.
Le test d'un logiciel de comptabilité est un prérequis incontournable pour choisir une solution réellement adaptée aux besoins, aux obligations et aux contraintes de votre entreprise. En comparant différents logiciels en ligne et en explorant en profondeur leurs fonctionnalités, vous disposerez d'une grille d'analyse exhaustive et objective pour choisir le meilleur logiciel de comptabilité. Prendre en compte les avis clients peut également faciliter votre prise de décision.
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